Você passou o ano todo organizando um evento para clientes e a companhia inteira está com a expectativa lá em cima. Um grande investimento está sendo feito, o local escolhido é um badalado destino internacional e sua empresa custeará parte das despesas de seus convidados. Tudo está indo conforme o planejado: local, conteúdo, alimentação, decoração, sinalização, hotel, transfers, divulgação, patrocinadores, expositores, brindes, etc.

Depois de investir seu precioso tempo e o dinheiro da empresa no tão esperado evento, você nota que seus convidados não esboçam a reação positiva que você estava esperando. O que fazer agora? É bem provável que todo um planejamento que se alinhe às expectativas do seu público tenha sido ignorado. Repetir os moldes do que já vem sendo feito com base nas avaliações de eventos passados pode ter sido útil lá na década de 90,  nos dias de hoje a inovação é obrigatória, não um diferencial.

Imagine-se na situação acima, com a enorme responsabilidade de organizar um evento que propicie a seus clientes experiências positivas e naturalmente gere mais negócios no futuro. Agora imagine convidar aquele cliente estratégico, o vice-presidente daquela multinacional que sua empresa tanto se orgulha de ter como parceira e receber este e-mail de resposta:

Prezado Organizador,

Obrigado por me convidar para o seu próximo evento. Eu pensei profundamente sobre seu convite, e gostaria de compartilhar minhas perspectivas…

1. Não há nada de especial na experiência que seu evento proporcionará

Eu sei que você acha que o seu evento é espetacular, mas na realidade ele tem o mesmo formato há anos e não se diferencia em nada do resto. Passar alguns dias enfurnado em uma sala de hotel com um palco pequeno, é cansativo e repetitivo demais! Por favor, desista destes conteúdos estagnados com chavões do mundo corporativo expostos em telões ao lado o palco, já decorei todas as frases de efeito e slogans da sua empresa.

2. Não há nada de mais no destino escolhido para seu evento

Assim como a maioria dos meus colegas, eu já estive em Orlando, Nova York, Londres, Toronto, San Francisco e muitas outros destinos de eventos, várias vezes. Todos têm os seus prós e contras. Não estou indo para seu evento apenas para ver uma cidade grande, visitar um parque temático, caminhar na praia, ou jogar uma partida de golfe. É a experiência e o conteúdo que me interessam!

3. Será que o seus expositores levam seu evento a sério?

No último evento que participei a seu convite, haviam expositores alinhados em torno de um salão. O primeiro expositor estava com uma mancha de café no logotipo de sua camisa e com alguns folhetos espalhados em cima da mesa. Já o próximo expositor caprichou no seu espaço, porém seu representante estava sentado sozinho, usando fones de ouvido e falando em seu telefone enquanto trabalhava em seu laptop. Neste momento eu me perguntava por que ele estava lá, por que a empresa dele patrocinou o evento, e se alguém sabia que o investimento estava indo para o lixo.

4. A teoria não condiz com a prática

A programação do seu evento parece boa no papel. No papel. Mas me trancar em uma sala de reuniões por nove horas, intercalando com almoços de buffet, coffee breaks e jantares de grupo é muito desgastante. Ao invés de ser motivado pela experiência do evento, acabo mentalmente e fisicamente esgotado. Eu entendo que você queira um retorno de seu investimento com os participantes, mas muitas apresentações e atividades irão resultar em um evento massante.

5. As discussões do painel não estão mais interessantes

Desde quando é atrativo assistir quatro pessoas no palco sentadas em cadeiras de diretor conversarem por uma hora? A maioria dessas discussões são extremamente curtas e simples, por quê estendê-las por mais de 25 minutos?Por favor, reduza os painéis de discussão e dispenda um esforço maior em apresentações significativas.

6. Eu não presto muita atenção

Eu vou estar sentado na terceira fila, assento do corredor. Mas enquanto os alto-falantes estiverem funcionando, eu estarei trabalhando em meu laptop e celular. Sim, meu smartphone estará sempre ao meu lado e visível. Os seus apresentadores não me dão qualquer motivo para prestar atenção e eu posso ler seus slides mais tarde, concorda?

7. Eu nunca guardo seus materiais

Toda a vez você me dá uma sacola com seus materiais e de seus patrocinadores quando faço o check-in no hotel. Eu raramente leio o que está nele e tudo acaba em cima da mesa no meu quarto do hotel até o meu check-out. Não espere que eu carregue folders e toda essa papelada em meu vôo correndo o risco de pagar por excesso de bagagem. Também tenho certeza de que nada disso é reciclado. Por favor, comece a usar meios eletrônicos de comunicação, e pense um pouco no meio ambiente.

8. Viajar cansa. Melhor que seu evento me revigore

Eu tenho uma vida. Eu tenho família, amigos, e coisas que eu preferiria estar fazendo do que ficar em longas filas de no aeroporto. Ficar me locomovendo no trânsito desta cidade grande também é desgastante. Estou bastante acostumado com a rotina de viagens de negócios, mas também peço que você perceba que qualquer viagem é um investimento de tempo e dinheiro, portanto, seu evento deve valer a pena.

9. Eu vou participar, mas não se sinta orgulhoso por isso

Eu sou o vice-presidente de uma grande empresa multinacional e eu sei que é importante para você ter o meu cargo e empresa na lista de participantes. Mas a grande verdade é que estou procurando um novo emprego e usarei o seu evento para ampliar minha rede de contatos, ou também para arranjar alguns free-lances de consultoria. De qualquer forma, não espere obter qualquer retorno sobre este investimento com minha presença

10. Se depois de ler meu desabafo você pensa em mudar, saiba o seguinte:

Eu almejo experiências emocionantes nos eventos de negócio, assim como valorizo interações contínuas em eventos menores durante todo o ano. Quero nossas empresas se relacionando constantemente e não somente neste repetitivo encontro anual. Pense em algo diferente, explore os detalhes, propicie experiências marcantes! No entanto, obrigado novamente por seu convite e boa sorte com seu evento

Fictício ou não, um e-mail como este não agradaria nenhum organizador de evento, mas ao menos lhe daria a chance de mudar. Muitas vezes não entendemos as reais expectativas dos nossos clientes e nossos esforços não geram o resultado esperado sem sequer sabermos o motivo. Claro que é impossível agradar a gregos e troianos, porém uma coisa é certa: a repetição não é o caminho, é necessário criar e inovar sempre.

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